Huishoudelijk reglement – Stichting Nederlandstalige Literatuur Transnationaal

Stichting Nederlandstalige Literatuur Transnationaal
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 24 februari 2026

Naam en zetel

In dit reglement wordt verstaan onder:

de stichting: de Stichting Nederlandstalige Literatuur Transnationaal, gevestigd te Bruinisse, bij de Kamer van Koophandel te onder nummer 99159686;
de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 11 december 2025 bij Benschop en Figee Notarissen, te Middelharnis
het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in de statuten;
projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan. Daarin worden onder meer nader beschreven en uitgewerkt:
- doelen
- taken
- acties
- financiële middelen
- jaarplan
- jaarbegroting
Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat dit in de bestuursvergadering is goedgekeurd.
In het eerste jaar wordt gebruik gemaakt van het projectplan, dat later zal groeien tot beleidsplan.

Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
Het bestuur handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere de statuten, het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten
Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
Voor elk bestuurslid wordt bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
De bestuursleden zijn:
- De heer Marc le Clercq, geboren te Voorburg op zevenentwintig augustus negentienhonderdvierenvijftig, als voorzitter
- Mevrouw Annika Johansson, geboren te Tyresö (Zweden) op vier februari negentienhonderdzevenenzestig, als secretaris
- Mevrouw Edyta Baranowska, geboren te Skwierzyna (Polen) op vier september negentienhonderdzevenentachtig, als penningmeester.

De bestuursleden zullen volgens het volgende rooster aftreden en (her-) benoemd worden:

Heeft algemene leiding van de stichting;
Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
Geeft leiding aan het bestuur;
Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
Leidt de bestuursvergaderingen;
Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten, het beleidsplan en dit huishoudelijk reglement;
Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

Is het eerste aanspreekpunt in het bestuur voor alle zaken met betrekking tot alle financiële aspecten;
Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de (jaar-)begroting, de financiële kaders en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
Verricht de betalingen namens het bestuur met inachtneming van het vier-ogen-principe bij uitgaven boven € 500.
Stelt jaarlijks een concept op voor de balans en de staat van baten en lasten.

Neemt kennis van – en behandelt de stukken, schakelt waar nodig andere bestuursleden in en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
Verzorgt de verslaglegging van de bestuursvergaderingen;
Stelt jaarlijks een concept op van het jaarverslag, mede op basis van de projectverslagen die door de projectleiders aangeleverd worden;
Archiveert alle relevante documenten.

Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of een ander bestuurslid dit gewenst acht.
Van elke vergadering worden notulen gemaakt, die zo snel mogelijk na de vergadering worden verspreid onder de bestuursleden.
Opgestelde conceptnotulen worden vastgesteld in dezelfde of in een volgende bestuursvergadering en ten blijke daarvan door de voorzitter en secretaris van die vergadering ondertekend.
Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
Bestuursleden kunnen de voorzitter verzoeken om andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt hierover een beslissing.

Het bestuur stelt een commissie in die het bestuur gevraagd en ongevraagd gedurende de looptijd van het project op alle inhoudelijke kwesties van advies kan voorzien.
In deze adviescommissie is alle expertise vertegenwoordigd die van belang is voor het project. In ieder geval maken vertegenwoordigers van de Universiteitsbibliotheek Wenen en de Erasmusleerstoel Wroclaw deel uit van deze adviescommissie.
De leden van de adviescommissie kunnen een redelijke en niet bovenmatige vergoeding ontvangen voor hun advieswerk. Daarnaast zijn zij gerechtigd om noodzakelijke kosten en reiskosten die verband houden met het lidmaatschap van deze commissie te declareren.

De stichting heeft geen winstoogmerk.
Alle inkomsten (subsidies, verdiensten, schenkingen) worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
Het beleidsplan bepaalt de kaders voor eventuele reserveringen voor volgende jaren.
Het bestuur kan gelden aanwenden voor de werking van de stichting. Daaronder kunnen onder meer vallen:
- huren van vergaderruimte;
- kantoorbenodigdheden;
- inhuren boekhouder;
- inhuren expertise (binnen de grenzen van de redelijkheid)
- bankkosten en verzekeringen
- kosten website en mailaccount.
Bestuursleden zijn gerechtigd noodzakelijke kosten en reiskosten voortkomend uit hun bestuursfunctie te declareren. Voor vergoeding van de reiskosten wordt een tarief per kilometer gehanteerd conform de richtlijnen van de Rijksoverheid.
Bestuursleden hebben recht op een minimaal en niet bovenmatig vacatiegeld voor het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen conform het stelsel van vergoedingen in artikel 2 van het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies zoals de Rijksoverheid hanteert. Het vacatiegeld bedraagt € 250 per vergadering voor de voorzitter, de overige bestuursleden zien af van een vacatiegeld.
Werkzaamheden die verricht worden voor het verwezenlijken van de gestelde doelen van de stichting zijn declarabel op uurbasis.
Het bestuur hanteert het vier-ogen-principe bij uitgaven boven € 500. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen.

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
Dit huishoudelijk reglement geldt vanaf 24 februari 2026 en blijft van kracht tot de eerstvolgende herziening hiervan.
Geïnteresseerden ontvangen op verzoek uit handen van de secretaris één digitaal exemplaar van de statuten en van dit reglement.